人事檔案整理是指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充。

   1.人事檔案材料的內(nèi)容

   一般人事檔案里包含個人各個時期的學(xué)籍材料、獲獎材料、黨團材料、考核鑒定材料、工作經(jīng)歷材料等，檔案各類別材料全面記錄個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、工作能力等。

   2.人事檔案材料整理內(nèi)容

   2.1鑒別材料

   將收集的檔案材料進行審查和鑒別，甄別材料的真?zhèn)魏蛢r值，審查材料是否齊全、填寫是否規(guī)范，判斷材料是否屬于歸檔范圍。

   （1）應(yīng)判斷材料是否屬于干部其人的，要仔細辨別同名同姓、異性同名或一人多名的情況，避免發(fā)生同名異人、張冠李戴的錯誤。對于不屬于干部檔案或重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來；比較重要的證件、文件等，組織不需要保存的，退回給本人；無保存價值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。

   （2）存入檔案的材料應(yīng)盡量完整，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要清查注明后再歸檔；發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，根據(jù)審核清查結(jié)果，將所缺少的材料反饋至干部本人或原工作單位，并及時催收缺少的材料。

   2.2材料分類

   根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料共分為十大類。

   第一類：履歷類材料；

   第二類：自傳和思想類材料；

   第三類：考核鑒定類材料；

   第四類：學(xué)歷、學(xué)術(shù)和培訓(xùn)等材料；

   第五類：政審、審計和審核類材料；

   第六類：黨團類材料；

   第七類：表彰獎勵類材料；

   第八類：違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料；

   第九類：工資、任免、出國、會議代表等材料；

   第十類：其他參考材料。

   2.3材料排序

   （1）最常用的排序方法為按材料形成時間排序，即按檔案材料形成時間的先后，確定排列的位置；適用于第一、二、三、四、七、九、十類材料；

   （2）按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序：用于第五、六、八類材料，如入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

   2.4編寫頁碼

   在整理人事檔案材料時，編寫頁碼是為了方便查閱和管理文件，確保文件的有序性和完整性。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆對每份材料編寫類號和頁碼。

   2.5編寫目錄

   編寫目錄是為了把檔案材料內(nèi)容簡單呈現(xiàn)，目錄置于檔案之首的目錄也是檔案內(nèi)容的綱目和查閱的索引。

   檔案材料應(yīng)按照排序順序、逐份逐項進行編寫目錄，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確；目錄的材料名稱根據(jù)材料標(biāo)題填寫，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題；材料形成時間填寫的是材料落款時間，有多個時間的材料，一般以最晚的時間為準(zhǔn)，也就是以文件正式生效的時間為準(zhǔn)；頁數(shù)填寫的是材料的總頁數(shù)；材料為復(fù)印件的，應(yīng)在目錄備注項中注明“復(fù)印件”，復(fù)印件必須注明復(fù)印時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位人事部門公章。

   2.6技術(shù)加工

   （1）檔案材料中破損的紙張材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制后再存檔；

   （2）幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊；

   （3）幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊；幅面太小無法裝訂的材料，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張，以便裝訂。

   （4）加工檔案材料時，訂書釘、曲別針等金屬裝訂物必須拆除，以免氧化生銹，影響材料的保存。

   2.7裝訂

   （1）檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。

   （2）裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，不刻意追求“四邊齊”。在左側(cè)打孔裝訂，一般應(yīng)留夠25mm的裝訂邊。做到結(jié)實、齊整、不掉頁、不倒頁、不損壞文件材料、方便閱讀。

   整理人事檔案材料的目的是在長期持續(xù)的檔案管理中，經(jīng)過不斷補充和整理，確保人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性，使檔案在干部轉(zhuǎn)正定級、職稱評審、薪酬待遇、社保繳納、退休金計算等發(fā)揮重要參考或佐證作用。